仕事のこと

メールの件名はメールの内容を簡潔に伝える場所。

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メールのルール&マナー

さまざまなSNSやグループウェアが使われるようになってきましたが、仕事上の連絡をする手段としてメールを利用する機会はまだまだたくさんあります。それくらい世の中に定着し、成熟しているコミュニケーション手段のメールですが、基本的な使い方が残念なシーンを見かけます。しかも、その頻度がかなり多いので、今更ながら、メールの書き方に注目してみます。

今更ながらのメールマナー

実際にある困ったメールベスト3

メールの件名がいつもあいさつ

一番多い困ったメールがこのパターン。いただくメールの件名がすべて「こんにちは。林です」などと、あいさつになっています。メールの内容にかかわらず、どのメールもすべて同じ件名なので、きっとすべての人に同じ件名で送っていると推測できます。

メールの件名には、内容が推測できる用件を要約した内容を書いてほしいです。

メールは受信したそのときに開封するとは限らず、また、一度読んだメールを再度見直すこともあります。そのとき、中身を見ないと内容が分からないメールはとても手間がかかるやっかいな存在なのです。

メールの内容が件名と無関係

上記と同じ理由です。メールはまず件名で大まかな内容を判断するので、件名と内容が違っているのは困ります。過去のメールを返信する形で内容を変えて送信しているパターンが多いのですが、メールアドレスを入力する手間を惜しむことで、相手にそれ以上の手間を取らせてしまっています。もし返信ボタンを使いたいときでも、せめて件名を変更して、さらに過去のメールの内容も削除してから、新しい用件を書くことをおすすめします。

【重要】とか【緊急!】などと強調

どうしても読んでもらいたい気持ちからか、件名の先頭に【重要】や【緊急!】などの強調のコメントを入れる方がいらっしゃいます。メーラーの機能でフラグを立ててくるのも同じです。実際に緊急度が高い内容であればまだ許容できるのですが、大抵そうでもありません。また、本当に緊急の場合はメールに加えて電話やSNSのダイレクトメッセージ機能なども併用した方が確実です。メールは常に確認できる状態にあるとは限らないツールであることは、ご自身にあてはめれば分かるはずです。そもそもメールを読むか読まないかの主導権は相手にあります。

マナーを知らない、というより相手への思いやりの欠如かも

先に挙げた3つの例は、基本的にメールのルールやマナーを知らないことに起因しています。ただ、毎日何通もメールのやりとりをしているビジネスマンであれば、それは不勉強か鈍感に過ぎるといわれても仕方がありません。結局は受信する相手への思いが欠けているのだと思います。近い関係の人であれば教えてくれることもあるかも知れませんが、ビジネス上のお付き合いの場合は「この人のメール、なんだかなぁ…」と思っても指摘まではしてもらえません。ですから、知らないうちにコミュニケーションのレベルを低く評価されていることがあるかもしれません。

やりとりがスムーズになると仕事が早くなる

メールは便利でありながら、ときに面倒で手間を増やす原因になることもあります。それはメールの機能の問題ではなく使い方の問題です。「メールでのやりとりが苦手」「メールでのトラブルや行き違いが多い」と感じている人は、自分の使い方に問題がないか確認してみるといいかもしれません。今回は「件名」だけに注目しましたが、他にもいろいろなルールやマナーがあります。メールのやりとりがスムーズになるだけで仕事が格段に早くなることもあるので、一度「メール マナー」などでGoogle検索してみることをおすすめします。

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